Des équipes disponibles au service d'un outil performant

Retrouvez le témoignage d'Amel Bellazi, Gestionnaire de réseau de prestataires d'assistance depuis 2007, au sein de la direction prestataires et achats de Mondial Assistance désormais devenue AWP France. 

Quelle était votre méthode de récupération et de vérification des attestations et documents avant d’opter pour la solution e-Attestations ?

Nous animons un réseau de prestataires de services, des professionnels de tous métiers, avec lesquels nous contractualisons. La conformité administrative, juridique et fiscale est un sujet majeur. Nous demandons à ceux de nos prestataires avec lesquels nous travaillons quotidiennement – environ 3 000 - de nous fournir, au moment de la signature d’un contrat, puis deux fois par an, différents documents : attestations Urssaf, attestations de formation, cartes professionnelles, etc.  Avant la solution, nous gérions tous ces documents sous format papier. Les informations étaient enregistrées dans notre base de données, puis nous archivions le document dans une GED. Un traitement lourd et répétitif.

Qu’est-ce qui a motivé votre réflexion pour changer de solution ?

La charge de travail, qui était très importante et chronophage, notamment au moment des relances, ainsi que la nécessité de réduire la consommation et la manipulation de papier. Par ailleurs, nos prestataires demandaient également un traitement plus simple face à la multiplication des envois.

En utilisant la solution e-Attestations nous sommes désormais en mesure de mutualiser ces tâches. Un vrai gain de temps et une gestion simplifiée !

Comment avez-vous connu e-Attestations ?

Nous avions entamé une démarche de recherche d’une solution auprès de différents éditeurs, et la solution proposée par e-Attestations répondait à nos besoins.

Qu’est-ce qui vous a convaincue dans la solution e-Attestations ?

La simplicité, la rapidité, l’automatisation des alertes, qui rendent l’outil accessible à tous. Aussi, les échanges avec les équipes e-Attestations. Nos interlocuteurs sont à l’écoute et prennent en compte nos besoins, pour adapter l’outil par exemple. Le rapport humain est primordial et dès que nous avons un besoin nous obtenons toujours une réponse à nos demandes.

Racontez-nous comment s’est déroulée la mise en place de la solution ?

Les équipes d’AWP France et e-Attestations ont mené plusieurs ateliers afin de faire correspondre l’outil à nos besoins et demandes spécifiques. J’ai pour ma part pris le projet en cours de route. L’outil m’a tout de suite paru simple et intuitif. La prise en main est aisée, même pour quelqu’un qui ne connaît pas très bien l’informatique.

Aujourd’hui, et dès lors que nous avons une nouvelle demande, les équipes d’e-Attestations sont à l’écoute, la ligne directrice pouvant se résumer comme suit : « Si c’est possible, nous allons le faire ».

Que-ce que la solution e-Attestations vous a apporté au quotidien ?

Nous avons pu optimiser nos traitements, grâce la mutualisation des documents, sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Nous traitons directement le dossier du prestataire sans perdre de temps à la récolte des données.

Quels sont selon vous les avantages de la solution e-Attestations pour votre entreprise ?

Une précieuse économie de temps et donc une réduction des coûts, mais aussi forte sécurité juridique, car nous sommes sûrs d’être à jour par rapport à la législation et nous évitons d’être soumis au risque.

Nous avons également une vision immédiatement complète d’un dossier administratif, ce qui permet à nos acheteurs d’agir plus facilement auprès des prestataires. Les relations en sont facilitées.  

La simplicité d’utilisation de l’outil e-Attestations est partagée par nos prestataires. Nous leur avons expliqué l’intérêt de l’outil et aujourd’hui le process est rodé. Nous atteignons un taux de complétude tout à fait satisfaisant.

Quels sont pour vous les principaux facteurs différenciant de la solution e-Attestations ?

Concernant mon travail, la solution e-Attestations me convient parfaitement. Surtout, l’outil n’est pas figé, et les équipes d’e-Attestations nous donnent la possibilité de faire évoluer l’outil en fonction de nos besoins.

Recommanderiez-vous la solution autour de vous ?

Oui, absolument. Pour la qualité de la solution mais aussi pour le suivi et la disponibilité des équipes d’e-Attestations.

Pensez-vous que la solution soit adaptée uniquement à un profil d’entreprises particulier ? Ou est-elle suffisamment flexible pour être adoptée par tout type d’entreprises ?

Je pense que la solution e-Attestations est suffisamment flexible pour être adoptée par tout type d’entreprise. Les différentes évolutions apportées à la plateforme depuis plusieurs années vont dans ce sens.

Si vous deviez résumer e-Attestations en une phrase ?

e-Attestations est une plateforme facile d’accès, ludique, et d’utilité publique pour la mise en application de la règlementation.

Quels sont les mots-clés que vous associez naturellement à la solution e-Attestations ?

Flexible, pratique, ludique.