e-Attestations, notre partenaire clé pour la gestion

Yves Guillot, responsable du Support Achats Heidelberg Cement France, évoque l'utilisation de la solution e-Attestation, et notamment comment elle a permis de créer un référentiel fournisseurs mutualisé entre toutes les activités et entités du groupe.

En quoi consiste votre rôle ?

Yves Guillot, je suis responsable du Support des Achats HeidelbergCement France, une activité du groupe HeidelbergCement.

Au quotidien, je gère le support des outils liés aux achats et à la relation fournisseurs. Cela comprend :
- Notre ERP - SAP
- Notre portail d’achats, édité par BravoSolution, qui permet la gestion et la qualification des fournisseurs, les appels d’offre, les enchères et l’administration des contrats des achats
- Notre outil interne d’évaluation fournisseurs
- La solution de conformité fournisseurs e-Attestations

Je suis en charge de la définition et de l’application des process pour ces outils. Je produis également les reportings pour les Achats France et pour les Achats groupe.

Quelle était votre méthode de récupération et de vérification des attestations et documents avant d’opter pour la solution e-Attestations ?

Nous récupérions les documents au travers des appels d’offre essentiellement et nous faisions également quelques campagnes de collecte/relance via notre plateforme d’achats interne. Mais les taux de réponse et de complétude étaient assez faibles, de l’ordre de 20% à 25%.

Le suivi et la mise à jour des documents était également dépendants des fournisseurs.

Il faut dire qu’à l’époque, la législation n’avait pas instauré ces dispositions légales vis-à-vis des donneurs d’ordre. Nous n’avions pas les mêmes obligations qu’aujourd’hui. Le taux de complétude des documents n’était donc pas contraignant.

Qu’est-ce qui a motivé votre réflexion pour changer de méthode ?

Lorsque l’obligation de vigilance est entrée en vigueur, nous avons été contrôlés « à blanc », c’est-à-dire qu’après contrôle, nous avons reçu un chiffrage de ce qu’auraient pu coûter nos irrégularités. Cela a été une vraie prise de conscience.

En parallèle, nous nous sommes également vite rendu compte que cette obligation de vigilance nécessiterait des ressources internes et qu’il fallait envisager des alternatives.

Face à ce constat, nous avons contactés plusieurs prestataires proposant des solutions de mise en conformité fournisseurs. Après les avoir rencontrés, notre choix s’est porté sur e-Attestations.

Qu’est-ce qui vous a convaincu dans la solution e-Attestations ?

Nous avons apprécié leur méthode de récupération des documents. En effet, leurs téléservices sont connectés aux administrations, cela nous permet notamment de récupérer l'ensemble des informations identitaires automatiquement et de contrôler les attestations de vigilance intsantanément (URSSAF et autre).

Aussi, la solution est entièrement gratuite pour les fournisseurs, c’est le donneur d’ordre qui supporte le coût de la solution. Cela est un avantage pour eux, et à travers ce modèle, nous espérions améliorer significativement le taux de complétude des documents.

Comment s’est déroulée la mise en place de la solution ?

Nous avons souhaité mettre en place un connecteur entre la solution e-Attestations et notre portail d’achats. Cela a nécessité plusieurs développements et adaptations et nous sommes très contents d’y être parvenus !

Grâce à ce connecteur, nos deux outils se parlent et sont synchronisés.

Pour ce qui est de l’appropriation en interne, cela s’est fait très facilement. L’outil est ergonomique et très simple d’utilisation. J’ai rédigé un tutoriel que j’ai ensuite diffusé à l’ensemble des utilisateurs. La prise en main s’est faite rapidement.

Concernant les fournisseurs, le nouveau process a également été bien intégré. Les équipes d’e-Attestations nous ont aidés en lançant des campagnes de communication afin de les informer de la nouvelle procédure.

La mise en place de l’outil a été un vrai succès sur tous les plans. Cela a été possible notamment grâce aux équipes e-Attestations qui ont fait preuve d’écoute, de réactivité et de professionnalisme. C’est très appréciable !

Que-ce que la solution e-Attestations vous a apporté au quotidien ?

L’outil nous a permis de se décharger de la tâche liée à la récupération des documents. La relance des fournisseurs est automatisée. C’est appréciable car il s’agit là d’un vrai gain de temps et d’efficacité.

Notre taux de complétude pour les documents légaux est compris autour des 75%-80% en moyenne. Nous visons les 90% pour 2018 ! La mise en conformité au regard de la législation est donc nettement mieux assurée.

En plus de collecter les documents légaux, nous avons également la possibilité à travers l’outil, de recueillir ou faire signer d’autres documents internes, comme nos CGI par exemple. En termes de taux de complétude globale, nous sommes en moyenne entre 50% et 60% pour ces documents. Là encore, nous souhaitons monter en complétude.

Enfin, l’outil nous permet d’avoir un référentiel fournisseurs mutualisé entre toutes les activités et entités de HeidelbergCement France. Cela nous permet en interne de partager les mêmes informations, et pour le fournisseur, pas la peine de communiquer plusieurs fois ses documents légaux.

La mise en place de la solution e-Attestations a été très positive ! D’ailleurs, nous avions expérimenté l’utilisation de l’outil dans un premier temps au sein de Ciments Calcia.

Etant satisfaits de ce process de gestion, nous avons étendu son usage depuis fin 2017 à l’activité de transports Tratel.

Recommanderiez-vous la solution autour de vous ?

Oui bien sûr !

Je n’ai pas encore eu l’occasion de le faire en externe, mais en interne nous œuvrons pour que les différents sites des entités d’HeidelbergCement France puissent rejoindre e-Attestations.

A date, nous avons couvert essentiellement les usines cimentières, bien que les fournisseurs gérés localement sont bien souvent encore gérés en dehors de e-Attestations.

Nous portons également l’intérêt de ce projet auprès des entités Granulats et Béton.

La solution vous semble-t-elle flexible et adaptable en fonction de vos besoins ?

Certainement ! D’ailleurs, nous avons construit avec les équipes e-Attestations bien plus qu’une simple relation client/prestataire. Il s’agit là d’un vrai partenariat !

Nous leur faisons régulièrement part de suggestions d’améliorations et de développement (comme par exemple disposer de reports modulables, d’optimiser les relances fournisseurs, utiliser la plateforme comme vecteur de communication avec nos fournisseurs, …). Certaines de nos demandes ont d’ailleurs été prises en compte lors des dernières évolutions produit. Nous sommes force de proposition au quotidien !

De manière générale, lorsque nous émettons un avis ou un besoin, les équipes en tiennent compte.

Comment se passe le suivi et l’accompagnement au quotidien avec les équipes e-Attestations ?

Nous entretenons d’excellentes relations, que ce soit avec la direction, les équipes commerciales ou le support. Tous nos interlocuteurs sont très réactifs, compétents et à l’écoute.

Ce partenariat est vraiment agréable et enrichissant ! Nous en sommes très satisfaits !